Mettere ordine in Ufficio per lavorare meglio

Il cosiddetto workspace infatti influisce notevolmente sulla produttività dei lavoratori. Mettere ordine in ufficio può essere perciò il primo passo per migliorare non solo le nostre performance, ma anche il nostro umore.

Dal punto di vista del design dell’ufficio, sono tanti i fattori che condizionano in positivo le performance lavorative:

• la luce naturale,
• le piante,
• i giusti colori,
• un angolo relax,
• una sedia ergonomica…

Ma quando si tratta di lavorare con concentrazione e riducendo lo stress niente contribuisce più di un ufficio in ordine e pulito.

Come mettere ordine in ufficio

Come organizzare un ufficio? Sono diversi gli aspetti che contribuiscono allo scopo, ma si possono riassumere in due imperativi:

• dotarsi dei giusti arredi e complementi d’arredo,
• essere costanti nel mantenere ordine una volta impostato.

Sia che stiamo progettando da zero uno spazio lavorativo sia che stiamo tentando di rigovernare un ambiente caotico, le fasi da affrontare per mettere ordine in ufficio sono le seguenti.

Evita tutto ciò che è inutile

Essenziale non è sinonimo di noioso: evitare il superfluo è il primo passo verso l’ottimale organizzazione dell’ufficio. La lotta allo spreco si conduce anche ponderando attentamente ogni acquisto in base alla sua reale necessità.

Se invece il danno è fatto e la stanza è colma di documenti e oggetti inutili, può venire in aiuto l’arte del decluttering.
Sempre più diffuso, consiste letteralmente nell’eliminazione del superfluo. In genere è applicato al guardaroba o all’abitazione privata, ma perché non sfruttarlo anche in ufficio? Non è soltanto un gesto filosofico, che ci alleggerisce dei pesi inessenziali, ma un vero e proprio alleato dell’ordine.

Lavorare meglio con un ufficio ordinato

In ufficio il superfluo si compone presumibilmente di due categorie di oggetti: la cancelleria e i vari strumenti di lavoro da una parte e i documenti dall’altra. Gli strumenti di lavoro sono piuttosto semplici da selezionare, in base a tre fattori:

• quanto li abbiamo utilizzati in passato e dunque a quanto prevediamo di utilizzarli in futuro
• il loro stato di usura
• la presenza o meno di doppioni

Le carte si accumulano facilmente se non vengono smaltite subito, rendendo difficile capire cosa è necessario conservare e cosa ha perso utilità. Le complicazioni generate da questa situazione si rendono evidenti quando cerchiamo un documento fondamentale che si trova inabissato tra pile di carte da buttare.

E gli scarti? Nell’era del riuso buttare è un peccato capitale. Bisognerà farlo solo con gli oggetti effettivamente impossibili da riutilizzare e/o da vendere, prestando sempre attenzione alla raccolta differenziata.

Organizza gli spazi e gli arredi

Ottimizzare gli spazi significa ottimizzare tempi e sforzi quando si tratta di cercare gli oggetti e i documenti che ci servono. Ma significa anche suddividere e riordinare rigorosamente le aree della stanza in base alla loro destinazione.

Ciò è certamente valido quando decidiamo di aggiungere un angolo ufficio in una stanza di casa, ma è altrettanto importante nell’ufficio vero e proprio, a maggior ragione se si tratta di un openspace. In questo caso sarà infatti necessario delimitare aree relax o conversazione, spazi di coworking, scrivanie private e spazi per l’archiviazione e la conservazione dei documenti, per convivere pacificamente con i colleghi.

Una volta distinti gli spazi, sono due le tipologie di arredi da valutare attentamente per scongiurare il disordine o su cui concentrare gli sforzi di riordino:

• Gli armadi e le cassettiere. Tutto ciò che non deve essere utilizzato o consultato ripetutamente durante la giornata lavorativa dovrebbe trovare posto in un armadio o in una cassettiera, con spazi capienti e ben suddivisi.
• La scrivania. A ben vedere il nostro vero e proprio spazio di lavoro è il metro quadrato della scrivania, su cui dovrebbe trovarsi solo lo stretto necessario tra fogli per appunti, penne e poco altro. All’organizzazione della scrivania in ufficio corrisponde l’organizzazione mentale, che ci permette di essere più produttivi spendendo meno energie.

Nel mettere ordine in ufficio non bisogna però scordarsi di farlo anche con il nostro ufficio virtuale, il computer, che assolve contemporaneamente i compiti di una scrivania (il desktop) e di un armadio (lo spazio di archiviazione dei file). A poco valgono gli sforzi compiuti sulla stanza, se poi il dispositivo su cui teniamo gli occhi per ore è pieno di file senza nome e posizionati nelle cartelle sbagliate.

Se condotta in modo rigoroso, oltretutto, la digitalizzazione dei documenti è essa stessa un importante atto di riordino. Invece che intasare gli archivi, le carte saranno perfettamente conservate in modo virtuale.

Fai le pulizie ogni giorno

Tutto il superfluo è stato eliminato, gli spazi sono organizzati alla perfezione, armadi e cassettiere sono colmi di carte catalogate e la scrivania e il computer sono ordinati. Ora non resta che evitare che l’ufficio piombi o ripiombi nel disordine.

Se il lavoro è stato fatto a regola d’arte, mantenere l’ordine non costerà molto, basterà essere costanti e rigorosi. Non solo rimettendo a posto oggetti e documenti utili ed eliminando subito quelli superflui, ma anche rimuovendo la polvere e lo sporco.

Avere un ufficio ordinato significa infatti anche poterlo pulire più facilmente, entrando in un circolo virtuoso che avrà un influsso positivo sulla vita lavorativa di chiunque lo frequenti. Completeranno l’opera una leggera profumazione per ambienti, un’illuminazione naturale e qualche pianta che purifichi l’aria.