GDPR in ufficio: come garantire la protezione dei dati

Difendere i dati personali dei cittadini, cioè le informazioni riservate che li rendono identificabili, significa difendere la loro persona fisica, la loro identità e la loro libertà. La data protection diventa quindi una componente di prim’ordine per le PA e le imprese, che devono tenerne conto già in sede di progettazione di nuovi servizi, prodotti, piattaforme, software, procedure ecc.

Sarà in particolare necessario adeguare le norme al rapido sviluppo delle tecnologie digitali, che per loro natura richiedono specifiche cura e trasparenza nei confronti degli utenti. Ma il regolamento non riguarda solo i dati digitalizzati, concerne anche i dati conservati in documenti fisici. Il GDPR in ufficio influisce, infatti, anche sull’arredo, cambiando radicalmente il modo in cui un’azienda si struttura.

Cos’è il GDPR

Approvato nel 2016 dal Parlamento Europeo e operativo in tutta l’Unione dal 25 maggio 2018, il GDPR nasce dall’esigenza di tutelare i dati sensibili dei cittadini, soprattutto in relazione al loro rapporto con pubbliche amministrazioni e imprese. Si tratta di un passo avanti ormai necessario nell’era digitale, utile a uniformare e semplificare le normative degli Stati membri nell’ambito di un mercato unico. La precedente Direttiva 95/46/Ce era, infatti, stata concepita in un mondo in cui Internet era solo agli albori, risultando oggi del tutto anacronistica.

Nei due anni di intervallo tra l’approvazione e l’entrata in vigore tutti gli organismi interessati hanno perciò avuto modo di adeguarsi al cambiamento. Ma in cosa consiste quest’ultimo? Al centro del discorso c’è il cittadino, che deve essere messo in condizione di avere un maggiore controllo sull’utilizzo dei propri dati da parte di terzi.

Ne deriva una grande responsabilizzazione (la cosiddetta accountability) di PA e imprese che dovranno valutare in anticipo l’impatto di ogni loro decisione sulla privacy e dunque sulla libertà dei cittadini. Saranno perciò tenute a dimostrare di poter proteggere i dati personali di questi ultimi e di muoversi sempre nell’ambito della conformità alle disposizioni del regolamento. Le imprese o organizzazioni con più di 250 dipendenti dovranno inoltre adottare un Registro dei Trattamenti di dati personali, da aggiornare con tutti i trattamenti in essere. Infine, sarà necessario introdurre la figura di un Responsabile della protezione dei dati (data protection officer), che vigili sull’operato dell’impresa o della PA e serva da punto di contatto con i cittadini

Cassettiere in Ufficio

Ecco i principali diritti riconosciuti dal GDPR, ampliati rispetto alle regolamentazioni precedenti:

• richiesta del consenso; informazione trasparente sull’utilizzo e sul controllo dei dati;
• divieto di trattare alcune categorie di dati (origine razziale/etnica, opinioni politiche e religiose, dati genetici, biometrici, sanitari o relativi alla vita sessuale);
• accesso dell’interessato alle informazioni inerenti al trattamento dei dati; portabilità dei dati; rettifica dei dati in caso di inesattezza;
• limitazione/sospensione del trattamento; opposizione al trattamento dei dati; revoca del consenso;
• oblio, ovvero cancellazione dei dati; informazione sull’eventuale violazione dei propri dati (data breach) entro 72 ore;
• reclamo/ricorso per mancata trasmissione delle informazioni e risarcimento danni in caso di violazione del regolamento.

GDPR in ufficio

Il quadro appena tracciato e i diritti sottolineati rendono evidente il cambio di abitudini, nell’ottica di una maggiore responsabilizzazione e consapevolezza, richiesto alle imprese, anche quelle site in paesi extra-UE che operano nel mercato europeo. Ma qual è concretamente l’impatto del GDPR in ufficio, inteso come spazio fisico?

Innanzitutto, tutelare i dati significa evitare che finiscano nelle mani sbagliate. I dati sensibili di dipendenti, clienti, fornitori e di chiunque entri in contatto con l’azienda possono essere conservati in archivi digitali o tradizionali. Nel caso di questi ultimi, i documenti cartacei devono poter essere consultati solo dal personale addetto. La loro archiviazione richiede perciò arredi specifici, come mobili classificatori, casseforti, cassettiere o armadi con serratura ignifughi, che consentano di tenere i documenti ordinatamente e al sicuro, protetti da incidenti e occhi indiscreti.

Armadi per archivio Documenti - GDPR in Ufficio

L’organizzazione della documentazione in mobili archivio appositi non è utile soltanto a salvaguardare i dati. Permette anche di catalogarli con precisione e dunque di reperirli più facilmente nel caso in cui l’interessato voglia visionarli, esercitare il diritto alla revoca o quello all’oblio. A tal fine sono indispensabili cartellette o cartelle sospese, raccoglitori, faldoni o registratori a leva con etichette che rendano subito evidente il contenuto. Ma anche un distruggi documenti, per assicurarsi che i dati vengano effettivamente eliminati se richiesto.

Perché un nuovo GDPR

L’obbligo di mettersi in regola rispetto al GDPR non è soltanto l’ennesima incombenza burocratica, con relativi costi da sostenere, da adempiere solo per evitare sanzioni. È un’azione lungimirante che avrà ricadute positive sull’attività e sull’immagine dell’azienda, anche rispetto agli sviluppi del mercato.

Il reperimento, l’analisi e la conservazione dei dati sono, infatti, azioni di importanza crescente in una società sempre più basata sul digitale, sull’Internet delle Cose e sull’intelligenza artificiale. Imparare a orientarsi nel mondo dei Big Data nel rispetto della privacy dei cittadini è perciò un atteggiamento strategico fondamentale per farsi trovare preparati alle sfide presenti e future.